Le problème
Un fabricant industriel orienté export (~200–300 clients dans le monde, machines de 15 000 € à 150 000 €) gérait l'intégralité de son pipeline commercial via un fichier Excel sur un serveur local, avec des leads entrant par un formulaire de contact WordPress, WhatsApp et une boîte mail partagée. Le volume était irrégulier — deux à cinq leads par semaine, parfois aucun — mais chaque lead perdu représentait potentiellement des centaines de milliers d'euros.
Les contraintes étaient la partie intéressante : un compte Microsoft 365 Famille (pas Business), un prestataire informatique externe avec les clés, un dirigeant réticent à partager le fichier Excel car il contenait des prix et des projections sensibles, et une équipe commerciale de deux personnes sans aucune envie d'« apprendre un nouvel outil ».
Notre approche
Nous avons commencé par cartographier le flux de travail sur une seule page : ce qui entre, par où, qui y touche, où ça meurt. Puis nous avons proposé trois architectures : Légère, Intermédiaire et Complète, avec des avantages, des inconvénients et des coûts explicites.
- Légère : leads centralisés dans Airtable, e-mails de relance pré-rédigés que l'équipe peut modifier et envoyer, tableau de bord simple. Aucun changement d'infrastructure. Trois semaines.
- Intermédiaire : agent local synchronisant Excel ↔ Airtable, API WhatsApp Business, veille concurrentielle et sociale automatisée. Quatre à huit semaines après le module Léger.
- Complète : migration complète vers M365 Business, SharePoint, infrastructure CRM. Recommandée contre : surdimensionnée pour le volume de leads, et se heurterait à la réticence du dirigeant à migrer.
Le choix senior : nous avons recommandé l'Intermédiaire, mais en démarrant par le Léger. L'objectif n'était pas de vendre le projet le plus ambitieux, c'était de livrer quelque chose d'utile en trois semaines sans casser ce qui fonctionnait déjà.
Ce que nous avons livré
Phase 1 (Légère) : centralisation de la prise de leads, relances pré-rédigées déclenchées par date, et un tableau de bord que le dirigeant peut consulter sur son téléphone. Construit sans toucher au fichier Excel local ni à la configuration du prestataire IT.
Phase 2 (Intermédiaire) : un agent de synchronisation local maintient Excel et Airtable en parfaite cohérence, de sorte que le dirigeant n'ait jamais à partager le fichier maître. L'API WhatsApp Business remplace les numéros personnels de l'équipe. Une veille concurrentielle hebdomadaire remonte du contenu pertinent en FR / EN / ES.
Stack
Pourquoi ça marche
L'architecture respecte les contraintes réelles du client, pas celles qu'un manuel préférerait. Le dirigeant garde le contrôle de ses données. Le prestataire IT n'est pas mis sur le chemin critique. L'équipe obtient un outil qui suit le flux de travail qu'elle a déjà, et non l'inverse.